Справка

Как создать группу и расписание

1. «Настройки» → «Группы» → «Добавить группу».
2. Название, тренер и, если нужно, возраст.
3. В «Расписание» нажмите «Добавить день» для каждого дня тренировок: день, время и сколько минут длится занятие.

Занятия создаются из расписания сами — тренеру ничего заводить не нужно, они просто появятся у него в боте.

Как настроить тарифы и цены

«Настройки» → «Оплаты» → «Добавить тариф». Укажите название, цену и срок в днях. Если это пакет (например, 8 занятий), укажите и число занятий — тогда каждое посещение списывает одно.

У тарифа можно отметить группы, которым он доступен. Если не отмечено ничего — тариф доступен всем группам.

Со дня оплаты или с 1-го числа: как считается период

«Настройки» → «Оплаты» → «Режим оплаты». Касается тарифов с периодом, не пакетов.

• «Со дня оплаты» — оплатил 15-го, следующая оплата тоже 15-го.
• «С 1-го числа месяца» — все абонементы с 1-го по последнее число. Новичок, пришедший в середине месяца, платит за оставшиеся дни (сумма округляется), дальше — полный месяц с 1-го числа.

Смена режима не трогает действующие абонементы — новые правила применяются к следующей оплате.

Как сделать первое пробное занятие бесплатным

«Настройки» → «Оплаты» → «Пробное занятие» → «Первое пробное занятие бесплатно». Тогда новичок, записавшийся на пробное в боте, не попадёт после него в «Тренировались без оплаты».

Записаться на пробное можно в боте секции: ассистент предлагает три ближайших занятия, человек выбирает время и заполняет анкету. Если человек на пробное не пришёл, в очереди звонков появится карточка.

Какие напоминания бот отправляет ученикам

• За три дня до конца абонемента, в последний день и после окончания, если не продлили.
• Если ученик давно не был на занятиях.
• Чек после каждой записанной оплаты: сумма и до какого числа абонемент.
• Фото с занятия — тем, кто был отмечен и дал согласие на фото.

С 21:00 до 9:00 бот не пишет — сообщения уходят утром. Одному ученику — не больше трёх сообщений в день.

Выключить напоминания об оплате и пропусках можно для одного ученика (карточка ученика → «Напоминания» → «Выключить») или для всей секции («Настройки» → «Оплаты» → «Напоминания ученикам» → «Выключить для всех»). Фото и чеки об оплате продолжают приходить, а должники остаются в очереди звонков.

Как научить ассистента бота отвечать на вопросы

Бот секции сам отвечает тем, кто ему пишет: незнакомым — про группы, расписание и цены (их он берёт из системы), ученикам — про их абонемент. Ученику помогает выбрать группу: показывает кнопки, и ученик сам нажимает нужную.

Чего нет в системе — адрес, парковку, что взять на первое занятие — впишите в «Настройки» → «Интеграции» → «Бот-ассистент для клиентов» и нажмите «Сохранить».

Можно просто дать ссылку на сайт секции и нажать «Оформить через ИИ» — он прочитает сайт и соберёт текст. Прочитайте результат и нажмите «Сохранить»: до этого ассистент отвечает по-старому. Кнопка доступна раз в сутки.

Как подключить архив фотографий

1. Создайте в Telegram приватный канал.
2. Добавьте бота секции в канал администратором с правом публикации.
3. Отправьте боту /attach_archive в личном чате и перешлите ему любое сообщение из канала.

Бот ответит «Архив подключён» — фото с занятий будут сохраняться в этот канал.

Если бот ответит, что не состоит в канале, значит его ещё не добавили администратором: добавьте с правом публикации и перешлите сообщение из канала ещё раз.

Как получать важные сообщения в рабочую группу

Добавьте бота секции в рабочую группу в Telegram, и владелец отправляет в ней /attach_notify_group. Туда будут приходить записи на пробное, смены группы через бота и сообщения учеников и родителей, которые ассистент счёл важными.

Как включить поиск учеников по мере набора

Один раз, только в BotFather: отправьте /setinline, выберите бота секции и на вопрос о подсказке напишите «Имя ученика». После этого, принимая оплату, тренер пишет имя бота и первые буквы — ученики находятся по мере набора. Без этого поиск тоже работает: буквы отправляются отдельным сообщением.

Включён ли режим — видно в «Настройки» → «Интеграции».

Как подключить Instagram секции

«Настройки» → «Интеграции» → «Подключить Instagram». Аккаунт должен быть профессиональным («Бизнес» или «Автор»), в настройках сообщений Instagram нужно разрешить доступ сторонних приложений, а входить — под администратором аккаунта.

Ассистент отвечает в Direct на вопросы и отправляет желающих записаться в Telegram-бот секции. Если ответили сами из аккаунта секции, ассистент в эту переписку не вмешивается. Напоминания и фото остаются в Telegram: Instagram разрешает писать только в ответ.

Как удалить группу или тариф

Нажмите «Удалить» у группы или тарифа. Пустые удаляются. Если по группе уже были занятия, а по тарифу — абонементы, они уходят в архив: история остаётся, а в расписании и при продаже их больше нет. «Показать архив» → «Вернуть из архива» — если передумали.

Как ученики записываются в секцию

Ученик или родитель открывает бота секции — по QR-коду или ссылке — и нажимает «Записаться». Анкета на минуту:

1. Кого записываем: «Себя» или «Ребёнка».
2. Согласие с правилами и на фото с занятий (можно без фото).
3. Селфи — по нему бот будет узнавать на групповых фото. Можно пропустить.
4. Имя и фамилия.
5. Телефон — кнопкой «Отправить номер».

После записи администратор добавляет ученика в группу в панели. Ученик или родитель может выбрать группу и сам — попросить об этом бота. Запись на пробное сразу ставит ученика в группу этого занятия.

Где взять QR-код и ссылки на бота

«Настройки» → «Ссылки и QR». Для каждого места — своя ссылка: Google Карты, Яндекс Карты, сайт, Instagram, QR-плакат. Кто пришёл по ссылке, получает в карточке источник, и в «Аналитика» видно, откуда приходят люди.

«Скачать QR (PNG)» — картинка для печати. Можно поставить логотип в центр кода и подписать текст под ним.

Как перенести учеников из Excel

1. Сначала создайте группы и тарифы — при загрузке ученики сопоставляются с ними.
2. «Настройки» → «Импорт» → «Скопировать промпт». Отдайте промпт любому ИИ-чату вместе со своей старой таблицей — он приведёт её к нужному виду.
3. Загрузите готовый файл (XLSX или CSV, до 5 МБ) и нажмите «Проверить файл». На этом шаге ничего не записывается — вы увидите, что будет загружено и какие строки нужно исправить.
4. Всё верно — «Импортировать данные».

Повторная загрузка того же файла не создаёт дублей. Телефон и Telegram у ученика не обязательны — подключить бота он сможет позже.

Как добавить ученика в группу

«Ученики» → карточка ученика → «Группы» → «Выбрать группу» → «Добавить». Убрать — «Убрать из группы». Ученик может быть в нескольких группах.

Ученик или родитель может сделать это и сам: написать боту, что хочет в другую или ещё одну группу, и нажать нужную кнопку. Если он уже в группе, бот спросит — перейти или «Дополнительно». В рабочую группу сотрудников придёт сообщение, а в карточке ученика — запись в журнале. Если новая группа не продаёт тариф ученика, в очереди звонков появится карточка с просьбой проверить тариф — сам тариф бот не меняет.

Как найти ученика и отфильтровать список

Экран «Ученики»: строка поиска ищет по имени и телефону. Сверху — «Занимаются», «Пробные», «Ушли». В «Фильтры» — тренер, группа, тариф и «С абонементом» или «Без абонемента».

Как назначить абонемент вручную

Карточка ученика → «Добавить абонемент»: выберите тариф и дату начала. Обычно это не нужно — запись оплаты сама продлевает абонемент (см. «Как продлевается абонемент»).

Что есть в карточке ученика

Абонемент и оплаты, группы, посещения, фото с занятий, история общения и «Данные»: имя, телефон, дата рождения, медсправка, откуда пришёл, согласие на фото. Изменить — «Данные» → «Изменить» → «Сохранить». Каждое изменение записывается в журнал: кто и когда.

Фото с занятий: нажмите на фото, чтобы открыть его крупно, и листайте стрелками.

Строка «Бот» показывает, дойдут ли сообщения: «Подключён», «Подключён у родителя», «Заблокирован» или «Не подключён». Если ученик заблокировал бота, в очереди звонков появится карточка — напоминания ему больше не доходят.

Как записать заметку и напоминание

Карточка ученика → «Заметка»: что узнали, «Как узнали» и, если нужно, «Напомнить» в выбранный день. В этот день утром ученик появится в очереди звонков с вашей заметкой.

Что такое «Запросы доступа»

Если при записи селфи совпало с учеником, который уже есть в секции, бот не создаёт второго ученика и не открывает доступ сам. Вверху экрана «Сегодня» появится запрос: кто просит и его номер.

Позвоните и убедитесь, кто это — например, родитель ученика. Затем «Открыть доступ» или «Отклонить». Человеку придёт ответ в боте. Запросы видят владелец и администратор.

Согласие на фото: как отозвать и как сбросить лицо

• Отозвать согласие: карточка → «Согласие на фото» → «Отозвать». Удаляются шаблоны лица и аватар, фото с занятий больше не приходят, ученика отмечают вручную.
• «Сбросить лицо» — если система путает ученика с кем-то (например, селфи было чужое). Согласие остаётся, а лицо система выучит заново по следующим фото с занятий.

Как удалить ученика

Только владелец: карточка → «Удалить ученика навсегда». Удаляется всё, что говорит, кто это был: имя, телефон, Telegram, лицо, заметки. Посещения, абонементы и платежи остаются без имени — чтобы не изменились зарплата тренеров и отчёты за прошлые месяцы. Отменить нельзя.

Если ученик просто ушёл — удалять не нужно: отметьте в очереди звонков «Уходит» с причиной.

Как тренеру отметить занятие

1. В боте секции нажмите «Отметить занятие» (или /mark) и выберите занятие.
2. Бот попросит командное фото. Пришлите его файлом: скрепка → «Файл», не «Фото». Нет фото — «Пропустить».
3. Откроется список группы. Без фото отмечены все — снимите тех, кого не было. С фото отмечены те, кого бот узнал.
4. Нажмите «Готово».

Отмеченным ученикам с пакетом списывается занятие, а тем, кто дал согласие, приходит фото.

Как работает распознавание на фото группы

• ✅ — узнал уверенно, отмечен.
• ❓ — похож, но не уверен. Не отмечен: проверьте и отметьте сами.
• ⬜ — на фото не найден.

Бот только подсказывает — отмечает всегда тренер. На незнакомое лицо бот спросит «Кто это?» и предложит имена или «Не наш». Можно отправить несколько фото, затем — «Перейти к отметке студентов».

Узнаёт бот тех, кто прислал селфи при записи или кого уже подписывали на фото. С каждым отмеченным занятием узнаёт лучше. Ученики без согласия на фото в распознавание не попадают: бот не предлагает их имена под незнакомым лицом — отметьте их в списке.

Как добавить опоздавшего

После «Готово» под итогом есть кнопка «Добавить опоздавшего» — выберите ученика.

Занятия нет в списке

Бот показывает занятия из расписания за последние дни. Если занятия нет — проверьте расписание группы в «Настройки» → «Группы» и что вы назначены тренером этой группы. Если занятие было вне расписания — скажите администратору.

Что будет, если занятие не отметили

Через 15 минут после конца занятия бот напомнит тренеру, через 2 часа — сообщит владельцу. Без отметок не работают остаток занятий, очередь звонков и аналитика, поэтому отмечать стоит каждое занятие — с фото или без.

Как посмотреть группы и их состав в боте

Тренеру — «Мои группы» в боте: только группы, которые он ведёт. Владельцу — «Группы»: все группы секции. Нажмите на группу, чтобы открыть состав: у каждого видно, есть ли абонемент, когда заканчивается, заморожен ли и давно ли был.

Как отменить занятие

1. В панели: «Сегодня» → «Отменить занятие».
2. Выберите день, отметьте занятия, которые не состоятся, и при желании напишите причину.
3. «Проверить сообщение» — так его увидят ученики и родители.
4. Подтвердите.

• Отменить отмену нельзя — сообщение уже ушло.
• Пакеты занятий продлятся до следующей тренировки группы, месячные абонементы не меняются.
• Записанным на пробное придёт кнопка «Выбрать другое время».
• Ночью сообщение уйдёт в 9:00, если не поставить «Отправить сразу, даже с 21:00 до 9:00».

Отменить можно занятие, которое ещё не прошло и не отмечено. Это могут владелец, администратор и тренер.

Что делать с неопознанными лицами

Экран «Неопознанные»: лица с фото группы, которых бот не узнал, а тренер не подписал. Чаще всего это тот, кто занимается, но не записался в бота.

• «Это ученик» — найдите ученика, и бот будет узнавать его дальше. Посещение при этом не ставится.
• «Разобрались» — вопрос закрыт.
• «Удалить» — удалить кадры.

Ученика без согласия на фото к кадру привязать нельзя — ни здесь, ни в боте.

Кадры удаляются сами через 30 дней.

Как пригласить фотографа на соревнования

Владелец или администратор отправляет боту /event_invite и получает одноразовую ссылку на 24 часа. Фотограф открывает её и час может загружать фото файлами. Данные учеников он не видит.

Как принять оплату в боте

1. «Принять оплату» (или /pay) в боте секции.
2. Вверху — кто должен: сначала те, кто был на занятии без оплаты, потом должники. Нет в списке — напишите 2–3 буквы имени или фамилии, можно латиницей.
3. Выберите, когда приняли деньги: «Сегодня» или «Вчера». Если секция считает оплату с 1-го числа, есть и кнопка с 1-м числом месяца. Если абонемент ученика уже закончился, есть кнопка со следующим днём после его окончания — тогда новый абонемент продолжит старый без перерыва. Оплата запишется на выбранный день.
4. Оплатили всё — кнопка «Полностью» с суммой. Часть — напишите, сколько приняли.
5. Выберите, как оплатили: «Наличные», «Карта», «Перевод» или «Онлайн». Это и есть подтверждение.

Ученику и родителю сразу придёт чек: сумма и до какого числа абонемент. Принимать оплату могут тренер, администратор и владелец.

Если секция считает оплату с 1-го числа, а абонемент ученика уже закончился, появится вторая кнопка — «До конца месяца». Она берёт оплату только за дни с выбранного дня до конца месяца, и абонемент будет действовать с этого дня по последнее число. «Полностью» — это весь месяц с 1-го числа.

Как записать оплату в панели

1. На экране «Сегодня» у карточки ученика нажмите «Оплатил».
2. Выберите, когда приняли деньги: «Сегодня», «Вчера» или любой другой день в поле с датой — не раньше чем год назад. Оплата запишется на этот день, и абонемент продлится так, как если бы деньги приняли тогда. Если абонемент уже закончился, есть кнопка со следующим днём после его окончания — новый абонемент продолжит старый без перерыва.
3. Проверьте сумму: подставлен долг, её можно изменить, если заплатили часть.
4. Выберите способ и нажмите «Записать».

Если секция считает оплату с 1-го числа, а абонемент ученика уже закончился, появится выбор «Весь месяц» или «До конца месяца». «До конца месяца» берёт оплату только за дни с выбранного дня до последнего числа, и под кнопками видно, с какого по какое число будет абонемент.

Ученика нет в очереди — примите оплату в боте через «Принять оплату».

Как продлевается абонемент

Запись оплаты сама продлевает абонемент на тот же тариф — с даты, когда закончился прежний, так что заплативший на два дня раньше ничего не теряет. Если абонемент ещё действует, оплата закрывает долг по нему и срок не сдвигает.

Как записать частичную оплату

Введите сумму, которую приняли. Абонемент продлится, а остаток останется долгом — в очереди звонков появится карточка на оставшуюся сумму.

Принимает ли Safda.uz деньги

Нет. Секция получает оплату как обычно, а в системе отмечается только факт оплаты — 15 секунд. Через нас деньги не проходят.

Что на экране «Финансы»

Оплаты за сегодня по способам («Наличные», «Карта», «Перевод», «Онлайн») — для сверки кассы вечером. Ниже — «Должники» с днями просрочки и кнопкой «Написать».

Как считается зарплата тренеров

Как платить тренеру, задаётся в «Настройки» → «Группы» → «Тренеры» → «Оплата»: «Оклад в месяц», «За тренировку», «За ученика» (за каждое посещение) или «Процент» от оплат его групп.

Расчёт по месяцам — «Финансы» → «Зарплата тренеров» (только владелец). У каждого тренера видно, из чего сложилась сумма, и сколько его тренировок не отмечено.

Что на экране «Сегодня»

Вверху — «Собрано за месяц», «Должники», «Вернулись в этом месяце». Ниже — «Тренировались без оплаты»: были на занятии без абонемента, деньги можно взять на месте. Дальше — очередь звонков: не больше 15 карточек, самые важные сверху.

Кто попадает в очередь: просрочил оплату больше трёх дней, может уйти (пропускает, стал реже ходить), был один раз и не вернулся, не пришёл на пробное, заблокировал бота, ваши напоминания из заметок. На каждого человека одна карточка — с причиной словами.

Что значат кнопки на карточке

• Номер телефона — нажмите, чтобы позвонить. «Написать» — открыть чат в Telegram.
• «Оплатил» — записать оплату.
• «Придёт» — выберите день: если не придёт, карточка вернётся.
• «Оплатит» — вернётся в очередь на следующий день, если оплаты не будет.
• «Не ответил» — перезвоним через четыре часа.
• «Уходит» — выберите причину из списка. Причины собираются в «Аналитика» → «Почему уходят».

Почему карточка исчезла сама

Карточка убирается, когда её причина отпала: ученик оплатил (в панели или тренеру в боте), пришёл на занятие, разблокировал бота. Обзванивать уже решённое не нужно.

Что показывает «Аналитика»

Экран владельца: сколько собрано за месяц и сколько не хватает, сбор за 12 месяцев, кто пришёл и ушёл, «Могут уйти», «Почему уходят», из каких групп и у каких тренеров уходят, «Путь новичка», «Откуда приходят», «Заполненность групп», «Сколько занимается ученик» и просмотры страницы секции на сайте.

Какие отчёты приходят владельцу

• Каждое утро в 09:00 — итоги вчерашнего дня: занятия, посещения, сколько собрано, должники. Утром, а не вечером, чтобы в них попали поздние тренировки и деньги, принятые после них.
• По понедельникам в 10:00 — итоги недели: новые, ушедшие, в зоне риска, сбор с начала месяца.

Приходят в бот секции владельцу.

Как опубликовать страницу секции

«Настройки» → «Страница». Заполните адрес страницы, виды спорта (список с поиском — можно выбрать несколько, первые два попадут в заголовок), город, телефон и пару предложений о секции, затем «Опубликовать». Группы, расписание и цены попадают на страницу сами из системы. Страницу находят в поиске по виду спорта и городу, а записываются через бота секции.

Как добавить логотип и фото на страницу

«Настройки» → «Страница» → «Фото и логотип»: «Логотип», «Главное фото» и «Галерея». Загрузка открывается после того, как данные страницы сохранены хотя бы раз. В галерею можно добавить до 12 фото, несколько сразу: выберите их вместе или перетащите в рамку с компьютера. Для фото с людьми отметьте, что они согласны на публикацию (для детей — родители). Данные из файла, например место съёмки, удаляются автоматически.

Как скрыть группу, тариф или показать тренера

У группы и тарифа есть «Скрыть со страницы секции» — например, для цены только для своих учеников. Тренера на странице включают по одному, с его согласия: «Настройки» → «Группы» → «Тренеры» → «Изменить» у тренера → «Показывать на странице секции». Там же его регалии, описание на трёх языках и «Фото тренера».

Что умеет бот секции для учеников и родителей

• Запись в секцию и на пробное занятие.
• Ответы на вопросы: расписание, цены, сколько осталось занятий и до какого числа абонемент — просто напишите вопрос.
• Напоминания об оплате и чек после оплаты.
• Фото с занятий, если дано согласие.

Как записать второго ребёнка

Через бота родитель записывает одного ребёнка в секции. Второго добавляет администратор секции — скажите ему.

Я сам занимаюсь — как записать ребёнка

Напишите боту секции, что хотите записать ребёнка, или отправьте /register. Бот сразу откроет анкету про ребёнка: согласие на фото, фото ребёнка (можно пропустить), имя и ваш номер телефона.

После записи бот отвечает и про вас, и про ребёнка. Когда просите сменить группу или имя, бот спросит кнопками «Про кого?».

Как отказаться от фото или удалить свои данные

Скажите тренеру или администратору секции: согласие на фото отзывается одной кнопкой, удаление данных делает владелец. Подробно о данных — в политике обработки персональных данных (ссылка внизу страницы).

Бот секции не отвечает

• Проверьте в «Настройки» → «Интеграции», что бот подключён. Если токен меняли в BotFather — вставьте новый.
• Ученики не получают сообщений — посмотрите строку «Бот» в карточке: возможно, бот заблокирован или Telegram не подключён.

Не помогло — напишите нам @safda_uz_bot. Разберёмся.

Как связаться с нами

Напишите нашему боту в Telegram @safda_uz_bot. Он отвечает по этой справке сразу, а проблемы и вопросы без ответа передаёт команде.